Regels indelen functies

Hoe worden functies ingedeeld?
Het indelen van een functie in een bedrijf is: Het vergelijken van de inhoud van die functie met de inhoud van één (of meer) referentiefunctie(s) en uit die vergelijking de juiste loongroep afleiden. De verantwoordelijkheid voor de indeling van de bedrijfsfuncties berust bij de werkgever.

Begrippenlijst
Bedrijfsfunctie: een functie, zoals die in een bedrijf voorkomt, en die wordt vervuld door een of meerdere medewerkers.

Referentiefunctie: een functie uit dit handboek. De referentiefuncties zijn beschreven op grond van waarnemingen van functiewaarderingsdeskundigen van het Bureau EVZ in bedrijven uit de branche. De referentiefunctie is de ‘meetlat’ waarmee de zwaarte van de bedrijfsfunctie wordt vastgesteld.

Loongroep: de groep van het salarissysteem van de CAO die overeenkomt met de functiegroep en waarin de bedrijfsfunctie van een werknemer wordt ingedeeld.

Om tot een juiste indeling te komen moeten de volgende stappen worden gezet:

verzamelen van informatie over de inhoud van de in te delen bedrijfsfunctie;
zoeken van de best passende referentiefunctie;
vergelijken van de bedrijfsfunctie met de referentiefunctie(s) en vaststellen vast wat er in de bedrijfsfunctie wel en niet voorkomt ten opzichte van de referentiefunctie(s);
wegen van de verschillen
conclusies trekken over de juiste loongroep.
uitkomst meedelen aan de betrokken werknemer(s).

Eerste stap: verzamelen van functiegegevens
Verzamel informatie over de in te delen bedrijfsfunctie. Leg dit bij voorkeur schriftelijk vast en check de juistheid daarvan bij de betrokken medewerker(s).

Functie-informatie in het bedrijf kan het beste steeds op dezelfde wijze worden vastgelegd. Dat vergemakkelijkt het vergelijken van de functies. Volg daarbij de opzet van de referentiefuncties:

organisatorische context: direct leidinggevende van de functie, eventuele ondergeschikten
doel van de functie: waarvoor is deze functie in het bedrijf?
Verantwoordelijkheidsgebieden/kerntaken: wat wordt er in de functie gedaan om het doel te bereiken?

Tweede stap: zoeken van referentiefuncties
Bij elke bedrijfsfunctie wordt de bestpassende referentiefunctie (of referentiefuncties) uit het functiehandboek gezocht, d.w.z. de referentiefunctie die er het meest op lijkt. Soms komen meerdere referentiefuncties in aanmerking als passende referentiefunctie, omdat ze voor een gedeelte lijken op de bedrijfsfunctie. De referentiefuncties zijn ingedeeld in categorieën van bij elkaar horende functies. Dat vergemakkelijkt het zoeken.

Ga niet uitsluitend op de functienaam af bij het zoeken naar de referentiefunctie. In de bedrijven in de branche hebben vergelijkbare functies verschillende namen.

Derde stap: vergelijken
De bedrijfsfunctie wordt vergeleken met de gekozen referentiefunctie(s). Er wordt gekeken, waar de bedrijfsfunctie verschilt van de bestpassende referentiefunctie. Vergelijking van de tekst van de bedrijfsfunctie met die van de referentie-functie(s) brengt de verschillen aan het licht. Het kan zijn, dat de bedrijfsfunctie een aantal taken meer heeft dan de referentiefunctie, of een aantaal taken minder. Leg deze ‘plussen’ en ‘minnen’ vast. Gebruik hiervoor het indelingsformulier (zie onderdeel 5. van het Handboek).

N.B.: andere woorden in een beschrijving betekenen niet direct dat er ook sprake is van andere taken. Het aanduiden van taken kan per bedrijf met andere termen gebeuren.

Vierde stap: het wegen van verschillen
Nu moet de ‘waarde/zwaarte’ van de ‘plussen’ en ‘minnen’ uit de vorige stap worden bepaald. Zijn het kleine verschillen in bijvoorbeeld de organisatiestructuur? Behoren de meer- of mindertaken tot de kerntaken van de functie of liggen ze op een ander terrein?

Bij het wegen van de ‘plussen’ en ‘minnen’ geldt het volgende:

hoe kleiner het aantal ‘plussen’ en ‘minnen’, des te meer lijkt de bedrijfsfunctie qua zwaarte op de referentiefunctie;
veel ‘minnen’ of veel ‘plussen’ maken een bedrijfsfunctie lichter resp. zwaarder dan de bedrijfsfunctie.

Vijfde stap: conclusies
a) gelijkheid:
weinig ‘plussen’ en ‘minnen’ betekent meestal dat de bedrijfsfunctie even zwaar is als de referentiefunctie en dus in die loongroep moet worden ingedeeld.
b) verschil:
bij veel ‘plussen’ en ‘minnen’ is het meestal zo dat de bedrijfsfunctie met meer dan één referentiefunctie vergeleken kan worden. In dat geval dient de bedrijfsfunctie op dezelfde manier vergeleken te worden met de andere toepasbare referentiefuncties. Als de referentiefuncties waarmee de bedrijfsfunctie wordt vergeleken, tot dezelfde loongroep behoren, wordt de bedrijfsfunctie in die loongroep ingedeeld. Als de referentiefuncties in verschillende elkaar opvolgende loongroepen zijn ingedeeld, dan komt de loongroep van die referentiefunctie in aanmerking, waar de bedrijfsfunctie het meest op lijkt.

De referentiefuncties zijn zorgvuldig gekozen. Naar verwachting zullen de meeste bedrijfsfuncties goed lijken op maar één referentiefunctie. Voor een klein gedeelte van de bedrijfsfuncties zal vergelijking met twee of drie referentiefuncties nodig zijn. Naar verwachting zal slechts een paar procent van de bedrijfsfuncties indelingsproblemen opleveren. In dat geval doet u er verstandig aan het probleem schriftelijk voor te leggen aan RALTEX.

Zesde stap: bericht aan de werknemer
Het resultaat van de indeling wordt aan de werknemer meegedeeld. Daarvoor is het indelingsformulier in dit Handboek geschikt.
De medewerker kan bezwaar aantekenen tegen de indeling van de functie. Daarvoor is in de bijlagen bij de CAO een regeling opgenomen die voor de volledigheid ook deel uitmaakt van dit handboek.